Inhoudelijk Advies Overleg (IAO) voor Color Guard groepen

Tijdens het Inhoudelijk Advies Overleg worden voorstellen gedaan en besproken voor eventuele wijzigingen in het handboek

1. Van 1 april tot en met 15 mei kunnen wijzigingsvoorstellen worden ingediend door aan de CGN-competitie deelnemende verenigingen, de TC, juryleden en het Kernteam zelf.
2. CGN zal het voorstel verwoorden en in de eerste helft van juni per mail aan de Leden van het IAO bekend maken. Deze voorstellen worden geagendeerd voor de Junivergadering van het IAO. Indien het een wijziging betreft die alleen van invloed is op een specifieke Class of specifieke Classes kan ervoor gekozen worden alleen de deelnemers in deze Class te vragen hun zienswijze te geven.
3. Bespreking van het voorstel op de Junivergadering van het IAO.
4. Naar aanleiding van de reacties gegeven tijdens de Junivergadering zal CGN het voorstel verder verfijnen – indien nodig – en het verfijnde voorstel per mail verspreiden aan de deelnemers van het IAO. In deze mail zal een reactietermijn worden gegeven van minimaal één maand[1]. De deelnemers kunnen voor afloop van deze reactietermijn hun zienswijze op het voorstel bij CGN kenbaar maken door op deze mail te reageren. Hieronder zullen we deze sub-procedure de “eerste mail ronde” noemen.
5. CGN zal vervolgens de reacties uit de "eerste mail ronde" analyseren en besluiten om al dan niet met het voorstel verder te gaan. Indien wordt besloten om niet met het voorstel verder te gaan wordt de indiener hierover bericht. Indien wordt besloten om met het voorstel verder te gaan dan geldt het volgende:
6. Indien nodig wordt het voorstel door het Kernteam CGN aangepast op grond van voortschrijdend inzicht naar aanleiding van de reacties die tijdens de “eerste mail ronde” zijn verkregen.
7. Dit (aangepaste) voorstel zal, indien nodig, worden besproken binnen het IAO op het voorbereidend congres. In de week voorafgaand aan het voorbereidend congres wordt het (aangepaste) voorstel per email verspreid onder de deelnemers. Het voorbereidend congres vindt, indien nodig, plaats in de eerste helft van september. Het doel van het voorbereidend congres is om te verifiëren of de reacties die het Kernteam CGN heeft ontvangen gedurende de “eerste mail ronde” op de juiste wijze zijn geïnterpreteerd en verwerkt. Bovendien kan CGN tijdens het voorbereidend congres uitleg geven over de aanpassingen die naar aanleiding van de “eerste mail ronde” hebben plaatsgevonden. Indien het aantal voorstellen of de inhoud van de voorstellen het toelaten om per mail deze afstemming plaats te laten vinden heeft dit de voorkeur en zal het IAO in september niet fysiek bijelkaar komen.
8. Indien nodig zal het Kernteam CGN na het voorbereidend congres het (aangepaste) voorstel op detailniveau verfijnen.
9. Het uiteindelijke voorstel zal tijdens het congres worden gepresenteerd door het Kernteam CGN. Het congres vindt plaats in de eerste helft van oktober. Een week voorafgaand aan het congres zal het voorstel per email aan alle verenigingen bekend worden gemaakt.

Middels het bovenstaande proces hebben alle deelnemers inzicht in voorstellen en de uiteindelijke wijzigingen die hierop volgen. Deze wijzigingen zouden implicaties kunnen hebben op de programma’s. Doordat we iedereen halverwege juli (zie onderstaande tijdslijn) informeren over wijzigingen wordt iedereen in de gelegenheid gesteld om op de mogelijke wijziging te anticiperen. Hierbij wordt wel speciale aandacht gevraagd voor het feit dat het op dat moment natuurlijk nog niet duidelijk is of het voorstel daadwerkelijk wordt doorgevoerd en hoe het er in zijn definitieve versie uitziet. Na het congres kunnen er voor het seizoen volgend op dit congres geen wijzigingen meer plaatsvinden, dit met uitzondering van de inhoud van de sheets en de criteria/boxomschrijvingen – zoals hierboven is aangegeven.

[1] Dit zal mogelijk al in juli, maar zeker in augustus plaatsvinden. Omdat deze maanden in de vakantieperiode vallen raadt CGN de units aan hiermee rekening te houden. Zorg ervoor dat de mailbox van de vereniging altijd gecontroleerd wordt en er een proces is ingericht om de zienswijze op het voorstel door de vereniging op tijd te vormen. CGN realiseert zich dat dit niet ideaal is, maar gelet op de seizoensopbouw en de tijd die CGN zelf nodig heeft om voorstellen en wijzigingen te verwerken is het hier beschreven proces het best haalbare.